4º Coordinación

“Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.
Es dar al organismo material y social de cada función las proporciones convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en forma segura y económica.”

Volvamos al tema tratado al analizar el Principio de Unidad de Dirección. Fayol nunca planteó la más mínima duda en cuanto a que la Coordinación debe ser analizada como uno de los componentes específicos del Proceso Administrativo. Pero desde las primeras versiones del libro de Koontz y O`Donnell (actualmente Koontz y Weihrich) estos autores entendieron que debía dejarse a un lado el estudio de la Coordinación como un tema específico, pues la misma era prácticamente un sinónimo de Administración. En su 11ª Edición los autores aseveran:
“COORDINACIÓN, ESENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. Algunas Autoridades consideran que la coordinación es en sí misma una función específica de la administración. Sin embargo, es mejor concebirla como la esencia de la administración, para el logro de la armonía de los esfuerzos individuales a favor del cumplimiento de las metas grupales. Cada una de las funciones administrativas es un ejercicio en pro de la coordinación.....Incluso en el caso de una iglesia o fraternidad, los individuos suelen interpretar intereses similares de diferente manera, de modo que sus esfuerzos en beneficio del cumplimiento de metas mutuas no se combinan automáticamente con los esfuerzos de los demás. Así, es tarea básica de los administradores, conciliar las diferencias de enfoques, ritmos, esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de que contribuyan a las organizacionales.”

¿Debemos o no estudiar específicamente la Coordinación?

“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo material o social....se necesita no solamente un buen programa y una buena organización, sino también una coordinación realizada en todo momento.”
Henri Fayol

“Ilusión y realidad son los dos grandes componentes de nuestras vidas.
Pero cuando no tenemos en cuenta la realidad, la realidad se venga.”
Ortega y Gasset

Plantearemos y explicaremos nuestra discrepancia con la opinión de Koontz y Weihrich:
- Cualquier estudiante medianamente avanzado en el campo de la Administración, sabe que la coordinación es mucho más que armonizar los distintos intereses o comportamientos individuales, a fines de obtener los objetivos comunes
La Coordinación –que ya fue bien explicada por Fayol- debe armonizar no sólo las actitudes individuales. Es mucho más que eso. Se deben coordinar los planes y las actividades de todas las unidades, los objetivos sectoriales a fin del alcanzar los objetivos generales.....los objetivos y actividades de Comercialización con los de Producción, esos objetivos con los de Finanzas y Recursos Humanos, etc.,etc.
- Con el mismo criterio de estos autores, podríamos decir sin forzar mucho las cosas, que la Planificación es la esencia de la administración. Y así también suscesivamente, decir lo mismo respecto a otros elementos del proceso administrativo......
- Asimismo, si no nos ocupamos específicamente de la coordinación y actuamos abandonándola a “la tarea básica de los administradores”, lo único que estaremos logrando es propiciar un voluntarismo, ya perimido hace tiempo, por sus fracasos en el ámbito de la Administración......
- La buena administración debe ser proactiva. La Coordinación hay que generarla, planificarla, propiciarla, controlarla.....Todos conocemos la vieja frase “Cada cual defiende su chacrita”. Esta frase, si bien ha sido muy manida, no deja de tener plena vigencia. No podemos ni debemos esperar que la coordinación se dé por generación espontánea, por la mera buena voluntad de las jerarquías.
- Queda en claro, que la coordinación no sólo se debe estudiar en forma específica, sino que además de planificarla y organizarla, hay que instrumentarla y otorgarle normativas que obliguen a respetarla. En ello muchas veces, puede estar en juego la existencia misma de la organización.

Fayol, el Enfoque de Sistemas y la Calidad Total

Enfoque de Sistemas
En toda su obra, como hemos visto, el ingeniero francés nos va descubriendo un interesante enfoque de la Administración que coincide muchas veces con los más modernos conceptos y modelos.
Precisamente, con estos pensamientos de Fayol respecto a la coordinación, estamos introduciéndonos en el actual concepto de la organización o empresa visualizada como un sistema, según el cual todas las partes componentes de las organizaciones están íntimamente interrelacionadas y que a través de una armoniosa interacción se logra por resultado la sinergia, o sea que, de dicha coordinación, surgirá un beneficio adicional, y multiplicador de los resultados en beneficio de la empresa, el cual no habría existido si cada uno de los elementos componentes del sistema funcionara en forma -más o menos- aislada del resto del conjunto. Otro aspecto importante del concepto de sistema, es –entre otros ya enunciados por el ingeniero francés- el que refiere a la retroalimentación, que este autor denominaba impresiones de retorno; la cual siempre debe existir para mantener la estabilidad del sistema e incluso su propia supervivencia como tal.

“Como el ser humano, la empresa necesita un mecanismo de comunicación interna, un <sistema nervioso> que coordine sus acciones. Toda empresa se centra en un reducido número de factores básicos: los clientes, los productos y servicios, los ingresos, los costes, la competencia, la logística, el personal. Una compañía tiene que llevar a cabo procesos empresariales de diversos sectores, y coordinarlos, especialmente en el punto donde traspasan los límites entre departamentos. Antes de aceptar un pedido de gran volumen, Comercial necesita saber enseguida si la compañía tiene existencia de producto acabado ...Producción necesita saber qué productos se venden como rosquillas...”(33)

BILL GATES
1999

“Es tener en cuenta en una operación cualquiera –técnica, comercial, financiera u otra- las obligaciones y las consecuencias que esa operación acarrea para todas las funciones de la empresa....”
“Es fijar la proporción de los gastos con relación a los recursos financieros,...las provisiones con el consumo, las ventas con la producción...Es en suma dar a las cosas y a los actos las proporciones convenientes, adaptar los medios al fin.”

HENRI FAYOL
1916

Seguidamente el autor da ejemplos de que “En una empresa bien coordinada se verifican los hechos siguientes:
a) Cada servicio marcha de acuerdo con los otros; el servicio de abastecimiento sabe lo que debe proveer y en qué momento; el servicio de producción sabe lo que se espera de él;... el servicio financiero procura los capitales necesarios...
b) En cada servicio las divisiones y subdivisiones son exactamente informadas sobre la parte que les corresponde en la obra común y sobre la ayuda mutua que deben prestarse.
c) El programa de acción de los diversos servicios...es puesto constantemente en armonía con las circunstancias...Tal resultado exige una dirección inteligente, experimentada y activa.
Hay que admitir que estas tres condiciones no se cumplen siempre, pues pueden observarse en algunas empresas los signos siguientes que revelan una evidente incoordinación:
d) Cada servicio ignora o quiere ignorar la existencia de los otros. Marcha como si tuviera en sí mismo su fin y su razón de ser, sin preocuparse de los servicios adyacentes ni del conjunto de la empresa.
e) El tabique aislador existe entre las divisiones y las oficinas de un mismo servicio como entre los diferentes servicios. La gran preocupación de cada uno es poner su responsabilidad personal a cubierto detrás de un papel, de una orden o de una circular.
f) Nadie piensa en el interés general. La iniciativa y la abnegación se hallan ausentes...Esta disposición del personal (es) de consecuencias desastrosas para la empresa...Es el resultado de una coordinación nula o insuficiente...Un buen personal no tarda en debilitarse.
Uno de los mejores medios de mantener el entusiasmo del personal y facilitarle el cumplimiento de su deber es la conferencia de jefes de servicio.”

La Calidad Total

“La Calidad Total es una forma de Administración o gestión de las organizaciones basada en detectar y satisfacer plenamente las necesidades de los clientes o usuarios actuales y potenciales, a través de una mejora contínua y permanente de los productos o servicios, para cuyo logro se recurre a la participación y el aporte de todo el personal.
Extraído del texto Principios de Administración-Tomo I- Ramiro Bello y Héctor Avalle- Codicen-1998.

No sólo el enfoque de sistemas mencionado anteriormente pone énfasis en la coordinación de las partes. La Calidad Total, una concepción de avanzada respecto a la administración de las organizaciones, impulsada -entre otras- por buena parte de las empresas japonesas de primera línea, también se ocupa de potenciar la armonía dentro de los procesos al igual que dentro de los grupos de trabajo. Así es que se llega –entre muchos otros- al moderno concepto de “sección cliente”, donde cada unidad interviniente en los procesos de la organización es un cliente cuyas necesidades de calidad deben ser provistas a satisfacción por el resto de las unidades (proveedoras) que la preceden en el proceso productivo de bienes o servicios.
A fuer de honestos, no podemos forzar los hechos históricos hasta lograr una concepción de Calidad Total por parte de Fayol. Pero varios de los pilares fundamentales, como ya lo hemos visto, estuvieron presentes en sus obras. Tal es el caso, del ya mencionado fomento de la participación de todo el personal en la formulación de iniciativas y del involucramiento y espíritu de equipo por parte del mismo. También filosóficamente, el Ingeniero francés partió de la convicción – sine qua non de la Calidad Total- de que el trabajador, correctamente dirigido, es laborioso y aún abnegado.
Debieron pasar muchas décadas para que estos conceptos se concretaran en un modelo, de cuyos buenos resultados, ya pocas personas dudan.......

Conferencia hebdomadaria de jefes de servicio.

El término “hebdomadario(a)” del título, actualmente en desuso, tiene la acepción de “semanal”. Es decir que el autor le da importancia crítica a la coordinación, debiendo esta ser asidua, permanente. Tal vez Fayol conociera la vieja frase irónica “Si deseas enterrar un tema forma una Comisión...”

“Y el síntoma definitivo de un buen sistema nervioso digital es la concreción de reuniones cara a cara, y su productividad en términos de acciones efectivas. Pues bien, las buenas reuniones son el resultado de una buena preparación. El fin primordial de las reuniones nunca debe ser el de presentar unas informaciones. Para eso resulta más eficiente el empleo del correo electrónico...(el objetivo es) que los futuros asistentes puedan analizar los datos de antemano y presentarse a la reunión preparados para formular recomendaciones o entrar en un debate con fundamento.”(34)

Bill Gates
1999

“La conferencia de jefes de servicio tiene la finalidad de informar a la dirección sobre la marcha de la empresa, de determinar el concurso que deben prestarse mutuamente los servicios y aprovechar la presencia de los jefes para resolver diversos problemas de interés común...En cada establecimiento... todos los jefes de servicio se reúnen una vez por semana, en fecha fija, con la presidencia del director.
Cada jefe de servicio expone a su turno la marcha de su servicio, las dificultades que halla, la ayuda que requiere y las soluciones que propone. El director solicita la opinión de todos sobre las cuestiones que se presentan o él mismo plantea...Después de la discusión se toma una decisión. Queda entendido que ninguna cuestión desaparecerá de la orden del día por simple olvido...”
Henri Fayol
1916

Se aprecia – de lo expuesto por el autor- la existencia en estas reuniones de una tónica de participación en la toma de decisiones. Si bien el grado de participación no se puede apreciar en su totalidad, igualmente nos muestra –por lo menos- el interés del director en consultar e intercambiar ideas con sus subordinados en forma previa a tomar las decisiones. Peter Drucker(35) efectúa un interesante estudio respecto a las formas de toma de decisiones colectivas, analizando el estilo japonés donde las mismas son frecuentes. Drucker establece algunas limitaciones de este sistema (entre otras, el tiempo que insumen) y los beneficios que aportan a las empresas (ejecución más rápida y eficiente de los planes, mayor motivación, etc.). Según este autor el tiempo que insumen las tomas de decisiones participativas, se compensa con creces en el momento de ejecutar los planes por parte de un personal informado, comprometido y motivado.

Continúa Fayol: “La conferencia enfrenta a los jefes de fabricación o de explotación, de abastecimiento, de ventas, de conservación, de nuevas construcciones, etc....Gracias a la reunión de todos estos elementos competentes el director puede dar al examen de cada cuestión una amplitud, una precisión y una rapidez que no podría ser obtenida de otro modo. En un tiempo relativamente corto –en una hora quizás- el director queda informado sobre la marcha general de los negocios, puede tomar decisiones que interesen a la vez a varios servicios y fijar el concurso que deben prestarse mutuamente los diversos servicios. Cada jefe de servicio se retira de la conferencia sabiendo qué tiene que hacer y con el pensamiento de que dentro de ocho días deberá volver para rendir cuenta de lo que ha hecho.
Esta cohesión no podría ser obtenida sin conferencia, aunque se empleara diez veces más de tiempo y de esfuerzos.
El director se preocupa mucho de este precioso instrumento. Prepara la conferencia...Realiza los esfuerzos necesarios para que la discusión sea en todo momento cortés e interesante para todos... se necesita cierto talento... el director que sabe sacar buen partido de las conferencias es muy superior al que no sabe obtenerlo.
...Creo que la conferencia...es indispensable...Yo haría de ella...una obligación ineludible.” Agentes de Enlace: “Para que la conferencia se realice es necesario que ninguna imposibilidad ocasionada por la distancia o por cualquier otro factor se oponga a la reunión... si existe alguna imposibilidad debe reemplazarse la conferencia por agentes de enlace...”

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