9 - Jerarquía

"La jerarquía está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores."

Henri Fayol

De lo expuesto surge que la autoridad máxima, que parte de los niveles superiores de la administración de las organizaciones, fluye en orden descendente hacia los niveles inferiores, hasta finalizar su recorrido en el nivel operativo. Si relacionamos esto -como ya vimos en el caso de la unidad de mando- con los restantes principios, podemos observar que las comunicaciones, en principio, deben efectuar el mismo recorrido a través de la escala jerárquica, lo cual sería disfuncional para la empresa. Es por ello que Fayol aclara lo siguiente:
" La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o de
las que le son dirigidas. Este camino está impuesto a la vez por la necesidad de una transmisión segura y por la unidad de mando. Pero no es siempre el más rápido; es a veces desgraciadamente largo en las empresas muy grandes, principalmente en las reparticiones del Estado.
Existen muchas operaciones cuyo éxito, depende de una ejecución rápida; es necesario conciliar, por lo tanto, el respeto de la vía jerárquica con la obligación de obrar rápidamente.
Se arriba a ello de la siguiente manera:

El Camino Directo o Pasarela

"Supongamos que se trata de poner en relación el servicio F con el servicio P,...Siguiendo la vía jerárquica será necesario ascender la escala desde F hasta A, descender luego desde A hasta P, deteniéndose en cada peldaño" y continuar luego con el recorrido inverso para concluir el trámite.
Para evitar esto Fayol establece el camino directo..."Es evidentemente mucho más simple y más rápido ir directamente desde F a P,...El principio jerárquico quedará salvaguardado si los jefes E y O han autorizado a sus agentes respectivos F y P a entrar en relaciones directas; y la situación quedará completamente regularizada si F y P" ...comunican lo actuado inmediatamente a sus jefes.
"Tal es el régimen de hecho que existe en la gran mayoría de los negocios. Implica el hábito de cierta iniciativa en todos los grados de la escala jerárquica."

Los peligros de una burocracia disfuncional

La estructura visualizada como un sistema

Advierte Fayol lo siguiente: "En la pequeña empresa es fácil olvidar el interés general, es decir, el de la empresa misma, pero el patrón está allí para recordar este interés a los que tuvieran la tentación de olvidarlo.
En el Estado el interés general es una cosa tan compleja, tan vasta, tan lejana, que no es fácil formarse de él una idea precisa; y el patrón es una especie de mito para la casi totalidad de los funcionarios. Si no es sin cesar reavivado por la autoridad superior, el sentimiento del interés general se esfuma, se debilita y cada servicio tiende a considerarse como teniendo en sí mismo su propósito y su fin; olvida que no es más que el rodaje de una gran máquina en la cual todas las partes deben marchar de acuerdo; se aísla, se encierra en sí mismo y no conoce sino el camino de la vía jerárquica.”

Agilizar los Procedimientos

“El empleo del camino directo es simple, rápido y seguro; permite a los dos agente F y P tratar en una sola entrevista, en algunas horas, una cuestión que siguiendo la vía jerárquica exigirá veinte veces más la transmisión del mismo asunto a los distintos agentes que forman la escala jerárquica, distraerá mucha gente, ocasionará un enorme e inútil movimiento de expedientes o papeles..."
"¿Es posible que se hallen en uso prácticas tan ridículas como funestas? Desgraciadamente esta situación es real....Se admite generalmente que la principal causa del mal radica en el temor a las responsabilidades. Yo creo que reside en la insuficiente capacidad administrativa de los dirigentes."...
"Es una falta apartarse de la vía jerárquica sin necesidad, es una falta mucho mayor seguir dicha vía cuando de ello resulte un perjuicio para la
empresa...Cuando un agente se halla en la obligación de elegir entre los dos procedimientos y no le es posible solicitar la opinión a su jefe, debe tener el coraje necesario y sentirse con la suficiente libertad de acción para adoptar aquel que el interés general exija."
"Pero para que se halle en dicho estado de espíritu, es necesario que haya sido influído de antemano en este sentido y que sus jefes le hayan dado el ejemplo. Este debe venir de arriba."
Precisamente, una de las limitaciones que actualmente se le asignan a la teoría de Fayol es que el principio de jerarquía se basaría en estructuras weberianas demasiado rígidas, lo cual impide que las organizaciones tengan respuestas rápidas frente e los avatares de su entorno cada vez más competitivo e imprevisible. Esto es cierto en alguna medida, y si bien el ingeniero francés previó los peligros de una burocratización disfuncional para la empresa y propuso varias soluciones al respecto, propiciando la descentralización siempre que fuera posible; estuvo limitado por su tiempo histórico que no le permitió lograr todos los avances que se han logrado al presente. Actualmente, a efectos de lograr mayor eficiencia y eficacia, a grandes rasgos, se procura:

- Flexibilizar las estructuras, conformando equipos (Grupos de trabajo, “Task force”, etc.) muchas veces intersectoriales; y otras tantas veces según las áreas de trabajo y/o los procedimientos (Calidad Total y Empowerment.)

- Aplanar la pirámide administrativa, disminuyendo la cantidad de niveles.

Volviendo al principio de jerarquía planteado por Fayol, observemos que:
• Este principio establece una suerte de columna vertebral que sirve como sustento a la estructura administrativa. Por ello, ésta siempre debe estar claramente explicitada y preestablecida.
• No obstante, debe evitarse la rigidez extrema en su funcionamiento, lo cual llevaría a la disfuncionalidad de la estructura organizacional conformada a través de este principio; dado que se pueden enlentecer las comunicaciones y los procedimientos.
• El camino directo es una de las formas de mantener la eficacia y eficiencia organizacionales, dado que las mismas, para Fayol, siempre deben ser la preocupación primordial del gerente o administrador. También con ello se establece, al menos una cierta aproximación histórica de lo que actualmente se denomina organización matricial, o por equipos o proyectos. Esta tendencia, bastante generalizada y que ya mencionamos anteriormente, recurre a un relacionamiento horizontal dentro de la pirámide administrativa (grupos de proyectos, "task force", etc.). De esta manera se evitan las restricciones inherentes a todas las estructuras organizacionales rígidas y a la vez, se incrementan la eficiencia operativa, la participación del trabajador y la innovación. Por cierto que éstas metas también está presentes y se profundizan aún mucho más, en el modelo de Empowerment.
• Tampoco este principio debe obstar para conceder iniciativa a todos los niveles siempre que esto sea posible.
• Asimismo, en la aplicación de este principio, el ingeniero francés reitera la importancia de hacer prevalecer el interés general de la empresa en contraposición al posible surgimiento de indebidos intereses individuales o sectoriales.
• Como dijimos anteriormente, es conveniente tomar debida nota del enfoque sistémico que establece este científico francés, en el sentido de que todas las unidades deben actuar en forma coordinada, formando de esta manera un todo armónico, y que la retroalimentación cumple una función vital para el buen desempeño e incluso para la supervivencia de las empresas. Con estas observaciones y análisis, Henri Fayol se adelanta, una vez más, a los conceptos predominantes en su época, los cuales, si bien a veces hacían menciones aproximativas al tema, no llegaron a conceptualizar con énfasis, la importancia vital de la interrelación armónica entre cada una de las partes componentes de la organización.